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管理方法

持续管理(Continuity Management)

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什么是持续管理

  所谓持续管理就是保持知识连续性的管理,它要在知识的流失与连续性之间找到了一个“平衡点”,并且通过这种便于理解、行之有效的手段,用以保存企业的知识,构建企业的知识库,使得企业的核心知识不会由于员工的离开而一并消失。持续管理能够保护企业的知识库,加速新员工的成长,提高顾客满意度,减少知识流失而造成的企业生产力下降和利益损失,也能够激发企业进行知识创新,利用自己的知识优势把握机会,避开威胁,从而赢得竞争优势。持续管理不仅是一种强有力的新的管理手段,更是一种思维方式上的革命。正如著名学者劳伦斯?普鲁萨柯所言:“唯一能给一个组织带来竞争优势,唯一持续不变就是:知道什么,如何利用所拥有的知识和以多快的速度获取新知识。” 因此,德鲁克所预言的20世纪的管理连续问题已转化为21世纪的知识连续问题。

持续管理与知识管理

  与持续管理密不可分的就是知识管理。从知识链的角度看,持续管理是一种向前看的知识管理。知识管理是指管理者通过对组织所拥有的知识和组织外部知识的利用和管理,以提高组织创造价值的能力的一种手段和过程,而持续管理的核心是保持知识的连续性。二者的对象都是知识,并且这两种管理方式同时起作用,从而使企业的知识基础得以保持和逐步加强。另外,通过知识管理实现知识共享为成功实施持续管理奠定基础。但知识管理与持续管理所强调的重点不同,前者强调同代员工之间进行知识传递,即横向的知识获取、选择、共享、创造和传播,后者强调在不同代的员工之间进行知识传递,即纵向的知识获取、选择、共享、创造和传播;前者更加重视知识的保存,而后者则更注重知识的持续创新。有理由相信,保持知识的连续性是新世纪企业财富的增长点,持续管理也便成了知识经济的新法则。因而,持续管理在以知识为中心的企业中将扮演重要角色。

  实施持续管理,通过维系知识体系,使企业的知识、能力和智慧得以保存并得到有效应用,从而为企业带来比较优势。具体来说,有以下几方面:维持知识体系;保持组织记忆;防止知识隐藏;加快新员工的适应过程;减少了因知识流失带来的风险;降低工作流动率和流动成本;促进知识的创造、持续改善和知识学习;提高管理者的决策水平;能更好地留住顾客;维持企业的核心价值和能力,促进企业持续成长。

创建持续管理的流程

  为了保持企业知识的连续性,持续管理必须要分析和评估企业现有的知识并识别关键性的知识,同时通过恰当的方式将这些关键性知识传递给继承者。只有通过持续管理的过程和体系,企业的知识连续和创新才能实现。我们把持续管理的工作流程概括为以下5个步骤:

  1.进行知识连续性分析和评估

  这一步骤的主要任务是通过对企业关键性知识连续性的分析和评估,来判断失去这些知识对企业造成危害的严重程度。具体工作包括:收集与工作有关的数据,掌握工作和员工流动的情况,判断因员工流动可能导致的知识损失;分析企业知识基础,确定对企业十分关键的知识,提供知识不连续及由此造成损失的证据;确定存在严重知识不连续的工作类别和知识对每个工作类别的重要程度,据此确定持续管理实拖的广度与深度;分析关键知识从现任者到继任者的传递过程,指出知识传递与获取过程中的优势与不足;将知识不连续而造成损失的数据进行汇总,评估其知识损失程度;评估组织文化激励机制对知识和知识分享的支持程度。

  2.确定持续管理的目标和范围

  持续管理的目标就是在不同代员工之间保持关键知识的连续性,从而为企业积累重要的知识资产。所谓关键性知识是指对企业创造价值起关键性作用的、获得高绩效必不可少的、流失后会给企业造成严重负面影响的知识。因此,持续管理不是全面的知识管理,而是一种有重点的知识管理。实施持续管理的范围主要取决于以下几个因素:知识获取与传递的广度,例如企业中有多少单位参加持续管理?每个单位中又有多少层级参加?在每一层级中将有多少人参加?知识获取与传递的深度,即参与持续管理的员工获取和传递多少关键知识?识别、获取和传递关键知识的精度;组织文化和激励机制对持续管理的支持度。

  3.开展组织学习

  企业是一个知识的集合体和学习的组织系统,保持企业知识连续性的基本途径就是开展组织学习。组织学习不同于个体学习,它是组织全体成员在组织运行过程中,通过实践、互动、共享和创造来进行的团队学习。组织的知识随着人与人之间、组织与组织之间的交互作用而不断增加、积累和传递。组织具有学习和创造新知识的能力,通过开展多方面的学习,创造、保持和增强个人、团队和组织的能力,以组织记忆为媒介,组织学习与组织知识相互补充,从而使企业的关键知识得以获取和传递。

  4.创建知识手册

  知识手册是储存企业关键知识的“集装箱”,是一种知识记忆,承载着企业的知识DNA,这是组织获取和传递知识的手段,也是保持知识连续性的重要方法。知识手册的创建过程包括:进行关键知识分类,一般分为技能性知识、数据性知识、功能性知识和创新性知识四大类。获取关键知识,可通过访谈、知识调查问卷、小组活动等方式获取上述知识,整理并形成知识手册。更新知识手册是为了丰富和扩大知识手册中的关键知识并保持其生命力。因此,知识手册所带来的知识储存及创立的循环不仅向企业一代又一代的员工传递了关键的知识,形成了强有力的知识遗产和真正的组织学习,而且构筑了一个持续管理的企业文化

  5.传递和获取关键性知识

  持续管理的目标不只是保存现有员工的关键知识,更重要的是继任者能够尽快吸收、运用并以创新的方式来传递与获取这些知识。知识传递与获取的有效性取决于;为知识交换和共享所创造的机会;组织学习和知识创新的程度;知识手册的运用;知识需求推动还是知识供给推动;以人为中心还是以技术为中心;与其他管理职能的协同性;定向培训与辅导;现任员工与继任员工的交叉与互动;人力资源的状况;知识传递与获取的激励机制与文化氛围。总之,当起决定性作用的大多数员工把知识作为他们工作的驱动力并参与其传递和获取时,知识连续性的实践就转变为了持续管理。

更新时间: 2010-06-19